A táblázat addig elég, amíg kevés ember dolgozik kevés adattal. Az ügyviteli szoftver a számlázást, a készletet és a kintlévőséget teszi rendbe, a CRM az ügyfeleket és az értékesítést, az ERP pedig mindezt és a gyártást, a raktárat, a beszerzést és a HR-t egy közös adatbázisban. Nem a cég mérete dönt, hanem az, hány területen kell ugyanazt az adatot többször rögzíteni.
Mi a különbség a négy között?
| Szempont | Táblázat | Ügyviteli szoftver | CRM | ERP |
|---|---|---|---|---|
| Fő kérdés | Mit írtunk le? | Mit számláztunk, mi van raktáron, ki tartozik? | Kivel mit beszéltünk, hol tart az üzlet? | Hogyan működik az egész cég? |
| Tipikus területek | Bármi, kézzel | Számlázás, készlet, kintlévőség | Partnerek, ajánlatok, pipeline | Pénzügy, értékesítés, raktár, gyártás, beszerzés, HR |
| Adat | Fájlonként külön | Egy rendszerben, a pénzügyi oldalon | Egy rendszerben, az ügyfél oldalán | Egy közös adatbázisban minden területen |
| Ki dolgozik benne | Egy-két ember | Pénzügy, iroda | Értékesítés | Szinte mindenki |
| Mikor kevés | Ha többen írják egyszerre | Ha gyártás vagy több raktár van | Ha a rendelés a raktárban és a számlán folytatódik | Ritkán; inkább túl sok lehet egy kis cégnek |
Mikor elég a táblázat?
Egy induló vagy néhány fős cégnél a táblázat gyors, ingyenes és mindenki ismeri. Addig jó választás, amíg egy-két ember dolgozik az adatokkal, kevés a tétel, és nem kell senkinek valós idejű kép a készletről vagy a kintlévőségekről.
A határ ott van, amikor ugyanazt a partnert vagy cikket több fájlba is beírjátok, és a fájlok eltérnek egymástól. A jeleket részletesen az Excelről ERP-re váltás útmutatója sorolja fel.
Mit ad az ügyviteli szoftver?
Az ügyviteli szoftver kifejezést Magyarországon jellemzően a számlázást, a készletnyilvántartást és a kintlévőség-kezelést összefogó programokra használják. A pénzügyi és adminisztrációs oldalt teszi rendbe: a számla, a készlet és a befizetés egy helyen van.
A határa általában ott van, ahol a folyamat a pénzügyön túlra nyúlik: gyártás és darabjegyzék, több raktár raktárhelyekkel, beszerzési jóváhagyás, munkaidő és bér, projektek. Ezekhez vagy újabb külön program kell, vagy egy ERP.
Mikor jobb választás a CRM?
Ha a cég fő gondja az értékesítés átláthatósága (kinek mit ajánlottunk, melyik üzlet hol tart, ki mikor hívja vissza a vevőt), akkor egy CRM a legrövidebb út. Kisebb, szolgáltató vagy értékesítés-központú cégnél gyakran ennyi elég hosszú ideig.
A HelloTeam termékcsaládban erre a testvértermék, a HelloTeam CRM való: ügyfelek, üzletek, ajánlatok és számlák, az alapja örökre ingyenes. A két szemlélet különbségéről: CRM vagy ERP.
Mikor van szükség ERP-re?
- A rendelés a raktárban, a gyártásban vagy a beszerzésben folytatódik, és ezek külön programban élnek.
- Több területen kell ugyanazt az adatot újra rögzíteni: partnert, cikket, árat, órát.
- A vezetés nem lát egy friss képet a pénzről, a készletről és a projektekről egyszerre.
- Egyedi a működés, és a dobozos programok kerülőutakra kényszerítenek.
Az ERP nem a nagy cégek kiváltsága, és nem is mindenkinek kell. Egy tízfős gyártó cégnek hasznosabb lehet, mint egy ötvenfős tanácsadó irodának, mert nála több terület osztozik ugyanazon az adaton.
Hogyan érdemes lépni egyik szintről a másikra?
- Írd össze, melyik adatot hány helyen rögzítitek ma: partner, cikk, ár, munkaóra, számla.
- Jelöld meg azt a területet, ahol a legtöbb a kézi átmásolás vagy a hiba.
- Döntsd el, hogy ez egyetlen terület gondja (akkor elég lehet egy szakprogram vagy CRM), vagy több területé (akkor ERP).
- Válassz olyan rendszert, amely fokozatosan bővíthető, hogy ne kelljen két év múlva újra migrálni.
- Tisztítsd meg a törzsadatokat az átállás előtt; ebben az adatmigrációs útmutató segít.
Hol áll ebben a HelloTeam ERP?
A HelloTeam ERP moduláris: a gerinc-modulok (Ügyfélnyilvántartás, Feladatok, Dokumentumkezelő és társaik) az alap, és csak azt a területet kapcsolod be, amire szükség van: például Készlet és Külső számlázó az ügyviteli oldalhoz, Gyártástervezés vagy Bérszámfejtés később. A számlát a csatolt Számlázz.hu vagy Billingo állítja ki, a NAV Online Számla adatszolgáltatást is a számlázó végzi.
A termék előregisztrációs szakaszban van; az állapotáról és a tényekről: Tények a HelloTeam ERP-ről.
Hogyan segít ebben a HelloTeam ERP?
- ÜgyfélnyilvántartásEgy hely a partnerekről, kik ők, miben dolgoznak, mit vettek, mit beszéltünk velük.
- KészletTermék- és cikktörzs, méret, szín, anyag-variánsokkal, ár-történettel, újrarendelési ponttal.
- Külső számlázóA kimenő számláid a Számlázz.hu-n vagy Billingo-n megy ki, automatikusan, a NAV-be is.
- GyártástervezésFőtermelési ütemterv, anyagszükséglet-tervezés, kapacitás-tervezés, gyártó cégeknek.
- FőkönyvA könyvelés dimenziói: számlatükör és költséghelyek, amelyekre a többi modul hivatkozik.
Gyakori kérdések
Mi a különbség az ügyviteli szoftver és az ERP között?
Az ügyviteli szoftver jellemzően a számlázást, a készletet és a kintlévőséget fogja össze. Az ERP ezen túl a gyártást, a raktárhelyeket, a beszerzést, a HR-t és a projekteket is ugyanabban az adatbázisban kezeli.
Kis cégnek is lehet ERP-je?
Igen, ha több területen kell ugyanazt az adatot kezelni. A döntő nem a létszám, hanem az, hány terület osztozik ugyanazon az adaton.
Ha most csak CRM kell, később válthatok ERP-re?
Igen. Érdemes olyan CRM-et választani, amelyből az adatok (partnerek, ajánlatok) exportálhatók, hogy az átállásnál ne vesszenek el.
Lecseréli az ERP a könyvelőprogramot?
A HelloTeam ERP esetében nem: a Főkönyv modul rendezett exportot ad, a könyvelést a könyvelő végzi a saját programjában.
Ingyenes ERP-választási ellenőrzőlista
27 pont nyomtatható formában: előkészítés, 12 kérdés a szállítónak, migráció, bevezetés.