Táblázatból rendszerbe hat lépésben érdemes átállni: tisztítsd meg a cikktörzset, egységesítsd a mértékegységeket, döntsd el, raktár vagy raktárhely szinten követed-e az árut, számold meg és rögzítsd a nyitókészletet egy fordulónapra, címkézd fel a tételeket vonalkóddal, végül zárd le a régi táblát. A legtöbb hiba a nyitókészletnél és a duplikált cikkeknél keletkezik, ezért ezekre kell a legtöbb idő.
Mikor váltson egy cég táblázatról készletrendszerre?
- Ha a táblázat szerinti készlet és a polcon lévő rendszeresen eltér.
- Ha többen írják ugyanazt a fájlt, és nem tudni, ki mit módosított.
- Ha a webshop, a számlázás és a raktár három külön helyen tartja a mennyiséget.
- Ha a beszerzés arra vár, hogy valaki észrevegye: elfogyott valami.
Általánosabban a mikor váltsunk Excelről ERP-re útmutató sorolja a jeleket.
Mi a hat lépés?
- Cikktörzs tisztítása: egy cikk egy sor. Vond össze a duplikátumokat (például ugyanaz a termék két néven), töröld vagy jelöld inaktívnak a régóta nem mozgó, kifutott tételeket, és adj minden cikknek egyedi cikkszámot.
- Mértékegységek egységesítése: döntsd el, miben tartod nyilván a cikket (darab, doboz, kilogramm), és ha másban veszed vagy adod el, rögzítsd az átváltást. A leggyakoribb eltérés a dobozban vett és darabban kiadott áru.
- Raktárszerkezet: elég-e raktáranként tudni a mennyiséget, vagy polc- és rekeszszinten kell? Több raktárnál vagy sok cikknél a raktárhely sokat számít a kiszedés gyorsaságában.
- Nyitókészlet: válassz egy fordulónapot (legegyszerűbb egy hónap eleje), számold meg a készletet, és ezt töltsd be nyitóállományként. Ne a táblázat számát vidd át, hanem a megszámoltat.
- Címkézés: nyomtass vonalkódot vagy QR-kódot a cikkekre és a raktárhelyekre, hogy a mozgásokat beolvasással rögzítsd, ne gépeléssel.
- A régi tábla lezárása: a fordulónaptól csak a rendszerben rögzíts mozgást. Ha a táblázatot is tovább írjátok, két igazság lesz.
Milyen adatot vigyünk át és milyet ne?
| Adat | Átvigyük? | Megjegyzés |
|---|---|---|
| Cikktörzs | igen | tisztítva, cikkszámmal, mértékegységgel |
| Beszerzési és eladási árak | igen | a legutóbbi érvényes ár |
| Minimumkészlet, újrarendelési pont | igen, ha van | ha nincs, az első hónapok mozgásaiból érdemes beállítani |
| Nyitókészlet | igen | a fordulónapi számlálás alapján |
| Régi mozgások | általában nem | a táblázat archívumként megmarad |
Az átemelés technikai részéről az adatmigráció ERP-be útmutató szól részletesen.
Hogyan kerüld el, hogy az első hónapban szétcsússzon a készlet?
- Minden mozgásnak legyen bizonylata: beérkezés, kiadás, áthelyezés, selejt.
- Az első hetekben naponta nézd meg az eltérést néhány gyorsan forgó cikken, részszámlálással.
- Egy felelős legyen, aki a hibás rögzítéseket javítja, és megkeresi az okukat.
- Ha webshopból is fogy az áru, a készletszinkron legyen kész, mielőtt a táblát lezárod.
Hogyan segít ebben a HelloTeam ERP?
A Készlet modul a cikktörzs: variánsok (méret, szín), mértékegység-átváltás, újrarendelési pont, FIFO, LIFO vagy súlyozott átlagár szerinti értékelés, sorozatszám- és lot-követés. A Raktárkezelés több raktárat és polc-rekesz hierarchiát kezel, a mozgásokkal és a raktárak közötti átadással. A címkéket a Vonalkód / QR modul generálja kötegelten, a táblázatokat pedig az Adatcsere modul CSV-sablonjaival lehet ellenőrzötten betölteni.
Ha webshopból is értékesítesz, a Webshop integráció Shopify, WooCommerce és eMAG felé kétirányú készletszinkront ad. A kész szoftverkategóriát a készletnyilvántartó program oldal mutatja be.
Hogyan segít ebben a HelloTeam ERP?
- KészletTermék- és cikktörzs, méret, szín, anyag-variánsokkal, ár-történettel, újrarendelési ponttal.
- RaktárkezelésTöbb raktár, polcok-rekeszek, mozgások, lot/batch-tracking.
- Vonalkód / QRVonalkód- és QR-kód generálás cikkekhez, eszközökhöz, projektekhez.
- AdatcsereTömeges adat-betöltés CSV-ből, exportálás más rendszerekbe.
- Webshop integrációTöbb webshop egy helyen: Shopify, WooCommerce, eMAG, termék, készlet, rendelés szinkron.
Gyakori kérdések
Mennyi idő átállni táblázatról készletrendszerre?
A cikkek számától és a cikktörzs rendezettségétől függ. A legtöbb idő a tisztításra és a nyitókészlet megszámolására megy el; a HelloTeam ERP teljes bevezetése jellemzően 2-6 hét.
Kell vonalkód a készletrendszerhez?
Nem kötelező, de csökkenti az elírást és gyorsítja a kiadást és a leltárt. Kezdeni lehet a gyorsan forgó cikkekkel.
Mi legyen a nyitókészlet fordulónapja?
Legegyszerűbb egy hónap vagy negyedév eleje, amikor a mozgások lezárhatók. Fontos, hogy a megszámolt mennyiséget töltsd be, ne a táblázat szerintit.
Megtarthatom a régi táblát?
Archívumnak igen, de a fordulónaptól ne rögzíts benne mozgást, különben két, egymástól eltérő nyilvántartásod lesz.
Ingyenes ERP-választási ellenőrzőlista
27 pont nyomtatható formában: előkészítés, 12 kérdés a szállítónak, migráció, bevezetés.