Nagykereskedésben a rendeléstől a pénzig tartó folyamat hat lépés: ajánlat, rendelés-visszaigazolás, kiadás a raktárból, szállítás, számla és a beérkezett összeg párosítása. Ha mind egy rendszerben van, az adat egyszer kerül rögzítésre: az elfogadott ajánlatból rendelés, a rendelésből kiadás és számla lesz, a bankkivonat tételei pedig a nyitott számlákhoz párosulnak. A NAV Online Számla adatszolgáltatást a számlázó végzi.
Mi a rendeléstől a pénzig tartó folyamat?
| Lépés | Mi történik | Ahol gyakran elakad |
|---|---|---|
| 1. Ajánlat | Ár és mennyiség a vevőnek, érvényességi idővel | Nem tudni, mit ajánlottunk legutóbb ennek a vevőnek |
| 2. Rendelés | Az elfogadott ajánlatból visszaigazolt rendelés | Az ajánlatot kézzel gépelik át rendelésbe |
| 3. Kiadás | Az áru kikerül a raktárból | A készlet nem frissül, vagy rossz tétel megy ki |
| 4. Szállítás | Feladás, követés, kézbesítés | A vevő telefonál, hol tart az áru |
| 5. Számla | Számla a rendelésből, NAV-adatszolgáltatással | Újragépelt tételek, eltérő árak |
| 6. Pénz | A befizetés párosítása a számlához | Kézi banki egyeztetés, késve látott kintlévőség |
Hol vész el a legtöbb idő és pénz?
- Az átmásolásnál: minden kézi átírás az ajánlatból rendelésbe, a rendelésből számlába újabb hibalehetőség.
- A készletnél: ha a kiadás nem frissíti azonnal a készletet, a következő ajánlat nem létező árura szól.
- A kintlévőségnél: ha a banki tételeket hetente egyszer párosítják, a lejárt számlák is késve derülnek ki.
- A visszárunál: ha nincs nyoma, mi jött vissza és miért, a jóváírás és a készlet is szétcsúszik.
Mit kell tudni a számláról és a NAV-adatszolgáltatásról?
A számla kötelező adattartalmát az áfatörvény (2007. évi CXXVII. törvény) 169. §-a sorolja fel. A kiállított számlák adatait a 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet 13/A. §-a szerint a számlázó programnak elektronikusan, XML formában kell továbbítania a NAV-nak.
Ha a számla egy bekötött számlázón (például Számlázz.hu vagy Billingo) keresztül készül, az adatszolgáltatást a számlázó végzi. A cég dolga, hogy a partner adatai (név, cím, adószám) és a tételek pontosak legyenek. Részletesen: NAV Online Számla és ERP.
Ez összefoglaló, nem adótanácsadás; a saját eseted részleteit a könyvelőddel egyeztesd.
Hogyan érdemes felépíteni a folyamatot?
- Egy partnertörzs: a vevő adatai egy helyen, adószámmal, címmel, kapcsolattartókkal.
- Ajánlatból rendelés egy lépésben, átgépelés nélkül.
- A rendelés fázisai láthatóak legyenek: új, visszaigazolt, csomagolt, szállítás alatt, kiszállítva.
- A kiadás a rendelésből induljon, és azonnal frissítse a készletet.
- A számla a rendelés tételeiből készüljön, a bekötött számlázón keresztül.
- A bankkivonat importja után a befizetések párosuljanak a nyitott számlákhoz, a bizonytalanokat ember hagyja jóvá.
Mit mérj, ha javítani akarsz rajta?
- Rendelés és kiszállítás közötti idő.
- Hány rendelésnél kellett utólag javítani a tételt vagy az árat.
- Lejárt kintlévőségek összege és kora.
- Visszáruk aránya és oka.
Hogyan fut ez a HelloTeam ERP-ben?
Az Ajánlatkezelés modulban az elfogadott ajánlatból egy kattintással rendelés lesz, a Rendeléskezelés fázisokkal, Kanban-táblával és naplózott státuszokkal követi a rendelést a kiszállításig, a visszárut (RMA) is beleértve. A készletet a Raktárkezelés, a szállítmányok követési eseményeit a Logisztika modul kezeli; futárszolgálati API-bekötés egyedi fejlesztésként kérhető.
A számlák a Külső számlázó modulon át a Számlázz.hu-n vagy a Billingón mennek ki, amely a NAV-adatszolgáltatást is végzi. A Banki integráció a kivonatot (CSV, CAMT.053, MT940) beolvassa és a számlákhoz párosítja, a várható befizetéseket a Cash flow modul mutatja. A nagykereskedőknek szóló modulcsomag: ERP nagykereskedelemnek. Ha csak az ügyfél és az ajánlat oldala kell, raktár nélkül, a testvértermék HelloTeam CRM is elég lehet.
Hogyan segít ebben a HelloTeam ERP?
- AjánlatkezelésAz ajánlat-tömeg menedzselve: pipeline, lejárat, elfogadás → rendelés egy kattintásra.
- RendeléskezelésVevői rendelés a beérkezéstől a kiszállításig, fázisokkal és naplózott státuszokkal.
- RaktárkezelésTöbb raktár, polcok-rekeszek, mozgások, lot/batch-tracking.
- LogisztikaSzállítmány-követés: feladás, tranzit, kézbesítés, követési eseményekkel.
- Külső számlázóA kimenő számláid a Számlázz.hu-n vagy Billingo-n megy ki, automatikusan, a NAV-be is.
- Banki integrációA bankkivonatot betöltöd, a tételek szabályok alapján párosulnak a partnerekkel és a számlákkal.
Gyakori kérdések
Kell külön számlázó program az ERP mellé?
A HelloTeam ERP a Számlázz.hu-val vagy a Billingóval együtt állítja ki a számlát, és az adatszolgáltatást a számlázó végzi a NAV felé. A számlák a HelloTeam ERP-ben egy listán, státusszal látszanak.
Össze lehet kötni a webshopos és a B2B rendeléseket?
Igen. A webshop-integráció a Shopify, WooCommerce és eMAG rendeléseit is behúzza, így a B2B és a webes rendelések ugyanabból a készletből fogynak.
Mi történik, ha a vevő csak a rendelés egy részét fizeti ki?
A banki párosítás a részfizetést is a számlához rendeli, a fennmaradó összeg nyitott kintlévőségként marad látható.
Mennyi idő bevezetni egy nagykereskedésben?
A HelloTeam ERP bevezetése jellemzően 2-6 hét, területenként, a meglévő rendszerek mellett.
Források
- 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról, 169. §: a számla kötelező adattartalma (ellenőrizve: 2026. október 16.)
- 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet, 13/A. §: számla adatszolgáltatás a NAV-nak (ellenőrizve: 2026. október 16.)
Ez az útmutató tájékoztató jellegű, nem jogi vagy adótanácsadás. A saját esetedről a könyvelőd vagy adótanácsadód dönt.
Ingyenes ERP-választási ellenőrzőlista
27 pont nyomtatható formában: előkészítés, 12 kérdés a szállítónak, migráció, bevezetés.